忘れっぽいから忘れない仕組みをつくる

自分は、忘れっぽい。

毎日毎日新しい自分になっているんじゃないか?ってぐらい、記憶が分散しやすく、そして、記憶を保っておく力が弱い。

ならば、「忘れない仕組み」をつくればいいのではないか?と思って、自分の記憶力の無さを補えるツールを探し求めました。そして、現在以下の4つのツールを最大限に駆使して生きています。

  • Fantastical
  • Todoist
  • Trello
  • Evernote

それぞれ、自分がどんなふうに使っているか、スクショを交えながら紹介します。


1)Fantastical

メニューバーから簡単に予定を入力できる。

誰とどんな予定を立てたか忘れない(予定を入れ忘れてすっぽかさない)ためには、口約束や何かで日付を決めた後、すぐに予定を入れることが大切です。

そのために使っているのが、「Fantastical」というMacアプリ。有料の中でも高い部類に入るんですが、本当に買ってよかったアプリのひとつです。

Googleカレンダーはもちろん、iCloudやMicrosoftのカレンダーとも同期可能です。

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たとえば、「4/21 10:00 挨拶をする」と打つと…。こんな感じで、自動で予定を入力してくれます。「〇日の〇時に打合せよろしくね」なんて言われたときも、メニューバーからすぐにさっと入力しておけば、忘れないんです。

iOSアプリでも同様に、簡単に入力して予定を追加することができます。「/」「:」とか、日付や時間を入力を補助してくれるキーボードになっているところが、かなり使いやすさを高めてくれます。


2)Todoist

忘れる前にすぐメモ&タスク化できる。

タスク&メモアプリは、いろーんなものを使ってきました。Wunderlist、OmniFocus、2Do、Doo、Swipes、Any.do、Clear、Things…。でも、使っては飽きて、使っては飽きてを繰り返した結果、今はTodoistに落ち着きました。

Todoistはアプリの起動が早いので、タスクアプリとしてだけでなく、メモアプリとしても使っています。とにかく忘れないうちに痕跡を残しておくこと。忘れっぽい人にとって、あれなんだったっけ…?とイライラするのをなくすためには、起動の早さは重要です。

ちなみに、タスクアプリとしてもかなり優秀。2日ごとにやるルーティンのタスクは、日付に「2日ごと」と書くだけでOK。その日タスクを✓しても、2日後になると自動的にタスクが追加されます。

プライベート用と仕事用をリストでつくってるので、「洗濯をする」とか「爪を切る」とかもポイポイッとタスクに追加しています。

さらに、Chromeの拡張機能をダウンロードすれば、上のスクショみたいに、気になった記事を後で読むことができます。あれどこで見たっけ…?ってなったときに、ここに置いてあるはず、という予測を立てられるのは、忘れっぽい人にとって安心感があります。


3)Trello

用途に合わせてタスクを追加/移動できる。

Trelloは、「ふせん」のような感覚で直感的に使えるタスク管理ツール。覚えることばは【ボード】【リスト】【カード】の3つだけです。「フェス」で例えると分かりやすいかもしれません。

  • ボード : フェス会場
  • リスト : ステージ
  • カード : アーティスト

現在、「CAKE.TOKYO」をほぼ一人で対応しているため、外部ライターさんにお願いしている記事の進捗(取材は終わった段階なのか、記事を書いているのか、先方確認待ち状態なのか)を把握するのが、すごく大変です。ほら、忘れっぽいから同じことを何回もすると、覚えられないから。

そんなときに力を発揮するのが、「Trello」です。

Trelloでは、大きく分けて4つのボードを使い分けています。

  • 日々のタスク
  • 特集記事の進捗
  • 記事公開スケジュールの進捗
  • 取材候補リスト
今日やるタスク、今週中にやるタスク、など、期日のあるタスクを追加しては終わったらアーカイブしていくようにしています。定期タスクは、IFTTTを使い、毎週おこなうタスクを自動的に追加するようにしています

今日やるタスク、今週中にやるタスク、など、期日のあるタスクを追加しては終わったらアーカイブしていくようにしています。定期タスクは、IFTTTを使い、毎週おこなうタスクを自動的に追加するようにしています

取材打診中、ライティング中、編集中など、記事を公開するまでのステータスを細かく分けることで、この記事はどの段階なのか進捗を把握することができます

取材打診中、ライティング中、編集中など、記事を公開するまでのステータスを細かく分けることで、この記事はどの段階なのか進捗を把握することができます

Trelloのすごいところは、カードをボード間で自由自在に移動できるところ。例えば、日々のタスクに追加しているカードを、週報で送るボードに移動させそのリンクを共有すれば、今週自分が何をやったのか一目でわかるわけです(そのまま上司に提出できる)。

もちろん無料で使えるし、壁紙も最近変更できるようになったし、使いやすさ的には最高級です。一人でたくさんのことを同時に進めるのであれば、Trelloの右に出るツールはないかなと思っています。他のアプリとの連携もしやすいです(Slackとか)。

Trelloの使い方について、詳しく知りたい方は、この記事この記事 が分かりやすいです。


4)Evernote

気になった情報を一元管理できる。

Evernoteは、自分の中で欠かせないツールです。というのも、いつか必要になるであろう情報を、Evernote上にすべて保存するようにしているからです。だから、なくなったらめっちゃ困る!

例えば、給与明細、パスポート、運転免許証、読んでよかった記事、誰かにおすすめされたお店、ほぼ日の「今日のダーリン」、教えてもらったサイトなど。

また、食べ物のお店については、そのお店がどこにあるのかタグをつけて(検索しやすいように英語で ex. Shibuya)、検索すればその場所に紐付くお店を探すことができるようにもしました。

すべて「必ずEvernoteに保存しておく」と決めてしまってその通り続けていくと、「どこかで見たあのアレ、何の記事だっけ…?」ということが少なくなります(完全にはなくならないけど)。

忘れっぽい人の共通点は、しまう場所をたくさんつくってしまい、どこにしまったのか忘れてしまうこと。しまう場所を、僕はEvernote一択にすることで、ここを探せば大丈夫、というふうにすることができます。

Evernoteは、Chromeの拡張機能で、記事をそのままクリップしたりブックマークすることもできるので、それを当たり前にすると、本当にラクです。左が本記事、右がEvernoteで保存するとき(簡易版の記事)。CSSなどを取り除いてテキストだけを抽出してくれるので、データが軽くなります。


書こうと思ったらいくらでも書けるのですが、どんなふうに自分が4つのツールを使っているのか知ってほしいなと思ったので、今回書いてみました。

ここ最近のツールの中では、Trelloがアツいです。昔からあったんですが、自由度が高すぎて使いこなせなかったんですが、使い方を決めることで、すごく柔軟性のある使いやすいツールになりました。社内で、絶賛布教中です。笑

 

それでは、また明日。

Taichi Hirano